Quel est le rôle de l'assistant du salarié lors d'un entretien préalable ?

Épisode de Le Droit de savoir by CÉOS par FABRICE ALLEGOET · 10 février 2022 · 12 min

Pour rappel, l’entretien préalable constitue généralement la première étape d’une démarche disciplinaire ou d’un licenciement pour motif tant personnel qu’économique.

C’est donc un moment capital pour un salarié appelé à s’y rendre. Il peut toutefois se faire assister durant cet entretien.

Citation

« Quelle est la différence entre un conseiller et un assistant du salarié lorsqu’on fait référence à un entretien préalable ? »

Avant de répondre spécifiquement à cette question, je souhaite rappeler que l’entretien préalable est l’un des droits du salarié qu’un employeur doit respecter dans le cadre le plus souvent d’une procédure de licenciement. C’est à cette occasion que le salarié a donc le droit de se faire assister. Ainsi, il n’est pas tout seul à affronter cette épreuve qui peut être douloureuse.

Maintenant, pour répondre à votre question, voilà ce qu’il faut savoir :

- dans une entreprise qui ne dispose pas d’élus du personnel, un salarié appelé à se présenter à un entretien préalable dispose de 2 options :

1)     Il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise

a.     Cette dernière agira en qualité d’assistant du salarié

2)    Ou, en l'absence d'institutions représentatives, par une personne étrangère à l’entreprise, c’est-à-dire, externe

a.     Cette dernière agira en qualité de conseiller du salarié

La différence renvoie donc au qualificatif employé notamment pour le cas où, l’entreprise ne dispose pas d’élus du personnel.

Citation

« Je saisis mieux dorénavant LA différence, mais dans les faits, assistant comme conseiller du salarié, exercent-ils identiquement cette mission où là encore, des dissemblances existent ? »

Non, dans les faits, c’est un rôle assez semblable.

Mais, je souhaite souligner qu’être assistant du salarié peut apparaitre plus risqué que pour un conseiller – tenant au fait que l’un fait partie de l’entreprise et pas l’autre.

Citation

« Cela veut-il dire dans votre esprit qu’un salarié de l’entreprise appelé à devenir l’assistant d’un de ses collègues pourrait avoir des problèmes par la suite ; n’est-ce pas un peu poussé ? »

Oui, c’est une possibilité et non, ce n’est pas un « peu poussé ». C’est aussi ce qui explique la volonté de nombreux salariés de préférer l’assistance d’un élu du personnel. Avec le temps, tout le monde a finalement fini par se convaincre que cette mission relevait des compétences institutionnelles. En réalité, il n’en est rien. La seule raison pour un salarié de souhaiter être assisté par un élu tient plus du fait qu’il s’agisse d’un salarié protégé que d’une simple volonté. De cette manière, le salarié appelé à assister son collègue craint moins que les autres le revers de la médaille en cela que la loi lui confère une protection.

Citation

« Pour en revenir, à la mission de l’assistant du salarié, qu’a-t-il le droit ou même le devoir de faire le jour de l’entretien préalable – pouvez-vous nous éclairer à ce sujet ? »

Oui, sans aucun problème. Ordinairement, un assistant du salarié va :

- surtout concentrer sa mission sur la conduite de l’entretien, ce qui implique d’en préparer possiblement le déroulé avec le salarié en amont ;

- lors de l’entretien, l’assistant du salarié peut favoriser le débat en particulier en pondérant les comportements trop inquisiteurs de l’employeur ;

- il garantit le libre exercice des droits de la défense du salarié, notamment le droit à la parole et la liberté d’expression ;

- il rappelle l’importance de s’en tenir au motif de l’entretien le cas échéant ;

Mais surtout, l’assistant du salarié constitue un réconfort moral pour ce dernier par l’apport d’une présence sécurisante établissant un rapport de force mieux équilibré entre les parties.

Citation

« Quelles sont les limites aux attributions de l’assistant du salarié lors d’un entretien préalable, la loi en fixe-t-elle ? »

Oui, il y a des limites. Par exemple, contrairement aux idées reçues, l’assistant du salarié n’est pas chargé de sa défense comme le ferait un avocat. C’est donc une limite à ne pas franchir, ce qui suppose de l’assistant du salarié qu’il s’en tienne à une présence sans être parti pris. Cela réclame pour ce dernier de faire preuve de neutralité et d’impartialité. C’est plus inné pour un élu du personnel que pour un salarié ordinaire. Dans tous les cas, je conseille de se tourner vers une personne qui n’entretient pas une certaine amitié avec le salarié devant répondre d’un entretien préalable.

Citation

« On entend souvent dire que l’assistant du salarié n’aurait pas le droit d’intervenir de façon fortuite durant l’entretien préalable – est-ce exact ou faut-il nuancer une telle affirmation ? »

Il faut la nuancer ne serait-ce qu’au regard de ce que j’ai précisé juste avant. L’assistant du salarié peut donner des informations pouvant servir les intérêts du salarié à tout moment et ainsi encourager le débat contradictoire entre l’employeur et le salarié. Tout cela mérite avant tout d’être visé entre l’assistant et le salarié dans le cadre de la préparation de l’entretien ; il appartient au salarié assisté de fixer également les limites que l’assistant ne devra pas franchir. Il est coutumier qu’un assistant du salarié puisse notamment intervenir pour sommer régulièrement l’employeur de laisser le salarié s’exprimer.

Citation

« Pour bien comprendre, le déroulé de l’entretien préalable et donc le rôle de l’assistant du salarié, que dit loi à ce sujet ? »

L’objectif d’un tel entretien est de permettre aux parties de s’expliquer. Lorsque l’entretien débute, c’est à l’employeur de commencer. En général, il présente les motifs ou les griefs qui ont présidé la tenue de celui-ci. Dans un second temps, l’employeur doit entendre le salarié : Si le motif invoqué par l’employeur est d’ordre économique, le salarié aura sans doute à s’exprimer sur les conséquences d’un tel évènement pour lui ; Si le motif invoqué par l’employeur est d’ordre disciplinaire, le salarié répondra aux griefs par des explications ayant pour objectif de s’en défendre.

L’un des rôles de l’assistant du salarié sera de s’assurer que cette 1ère phase de l’entretien préalable soit respectée par les parties.

Citation

« Lors de l’entretien préalable, l’assistant du salarié a-t-il le droit de prendre des notes aux fins notamment d’établir une sorte de compte rendu de réunion, est-ce prévu par loi ? »

Oui c’est possible pour l’assistant de rédiger un tel compte rendu. Il est même conseillé de le faire de façon à avoir un élément de preuve en cas de procès pour le salarié qui aura été assisté. Ainsi, une fois l’entretien fini, le salarié convoqué peut demander à l’assistant de compléter par écrit une attestation de témoignage laquelle sera complétée d’une copie de sa carte d’identité. L’assistant doit remplir ce document en décrivant le plus fidèlement possible le déroulé de l’entretien. Il ne faut donc pas négliger l’importance d’être attentif à tout ce qui se dit lors d’un entretien préalable pour être en mesure d’en relater les faits.

Citation

« Une question me vient à l’esprit – j’imagine que l’employeur doit aussi convoquer l’assistant du salarié pour qu’il puisse se présenter le jour venu à ce fameux entretien préalable ? »

Non, pas du tout. En fait, d’un côté, l'employeur doit informer le salarié de son droit à être assisté – il mentionne cette information dans le courrier qu’il adresse au salarié visé par cette procédure. De l’autre, le salarié, avise la personne qui serait susceptible de l’assister en lui communiquant la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

Citation

« Pour conclure à propos du rôle de l'assistant du salarié lors d'un entretien préalable, que pourriez-vous ajouter ? »

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